Ein EU-Förderprojekt stellt öffentliche Entscheidungsträger*innen schon vor gewisse Herausforderungen; bei zwei Vorhaben in einem Projekt zusammengefasst liegt die Messlatte noch etwas höher. Die Gemeinden Mölten und Vöran haben den Schritt gewagt und im Zuge des Aufrufes zur Einreichung von Digitalisierungsprojekten für die Gemeindeverwaltungen in Förderprogramm EFRE (Europäischer Fonds für Regionale Entwicklung) ein Kooperationsprojekt eingereicht. Seitdem arbeiten die beiden Gemeinden an der Digitalisierung ihrer Bauämter.
Im ersten Schritt fand ein Probelauf statt, anhand dessen Arbeitsweise und Kriterien für die Digitalisierung der einzelnen Akte in den beiden Bauämtern definiert wurden. Die Gemeinde Mölten hatte mit der effektiven Digitalisierung im vergangenen Februar begonnen; die Gemeinde Vöran zog im April nach. Inzwischen sind die Scanvorgänge abgeschlossen und in beiden Gemeinden wird an der Software-Lösung zur Datenübertragung in die gemeindeeigenen Verwaltungsprogramme gearbeitet.
Am Ende des Vorhabens werden sämtliche Bauakten beider Gemeinden sowie die Bauleit- und Durchführungspläne schnell und einfach abrufbar sein. Damit verbunden ist neben der Arbeitserleichterung für die Beamt*innen eine schnellere Bereitstellung von Unterlagen und Daten an Bürger*innen und Techniker*innen.
Die Bürgermeister beider Gemeinden zeigen sich zufrieden mit dem bisherigen Projektverlauf. Inhaltlich kommt das Projekt gut voran, und wird schlussendlich nicht nur die verwaltungsinternen Prozesse straffen, sondern vor allem die Dienste hin zu den Bürger*innen verbessern. Die digitalen Akte sind orts- und zeitunabhängig abrufbar. Das analoge und zeitaufwendige Suchen von Unterlagen in den Gemeindearchiven gehört damit endgültig der Vergangenheit an.
Zur Bewältigung der administrativen Herausforderungen eines EU-Förderprojektes haben sich die beiden Gemeinden externe Unterstützung geholt, die unter anderem für die korrekte Vergabe gemeinsamer Beauftragungen benötigt wurde. In Zeiten von Personalknappheit und anderen Engpässen war dies ein notwendiger und guter Schritt, der es den Verwaltungen erlaubt, sich auf die inhaltliche Umsetzung zu konzentrieren, während für das administrative Projektmanagement externe Expert*innen verantwortlich zeichnen.
Noch sind beide Gemeinden mit der Umsetzung des aktuellen Vorhabens beschäftigt, doch sie denken schon weiter: Wenn die Bauämter bis zum Jahresende vollends digitalisiert sind, kommen andere Die Ämter und Dienste dran. Idealerweise werden auch zukünftige Vorhaben mit Fördergeldern aus europäischen oder staatlichen Fonds mitfinanziert. Die Chancen dafür stehen gut, denn Land, Staat und EU setzen alles daran, Unternehmen und Verwaltungen auf ihrem Weg in die Digitalisierung zu unterstützen.
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