Säumige Kunden? So kommen Unternehmen schneller an ihr Geld - Wirtschaft

Von Thomas Aichner Durchschnittlich betragen überfällige Forderungen in Deutschland 2072 Euro je Schuldner, die im Schnitt erst 27,2 Tage nach der ursprünglichen Frist bezahlt werden. Oft liegt das vereinbarte Zahlungsziel bei 30 Tagen, womit sich der Zahlungseingang auf 57,2 Tage verlängert – wenn überhaupt bezahlt wird. Am stärksten betroffen sind die Gastronomie sowie Bau- und Immobilienbranche. Auch wenn es weniger als 10 Prozent der gesamten Forderungen betrifft, sind unbezahlte Rechnungen problematisch: Sie können die Liquidität gefährden und bedeuten meist einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Außerdem können bei großen Projekten Kettenreaktionen ausgelöst werden, sodass aufgrund der Ausstände auch die eigenen Lieferanten nur verspätet entlohnt werden können. Tatsächlich geben 56 Prozent der Geschäftskunden als Grund ihrer Nicht-Zahlung an, dass ihre eigenen Kunden nicht zahlen. Sehen wir uns nun aber die häufigsten Ursachen und mögliche Lösungen an. Tipp 1: Deutlich formulieren Manchmal sind Unklarheiten der Grund für die Verspätung. Ein Kunde zahlt eher pünktlich, wenn die Zahlungsbedingungen deutlich formuliert sind. Ein einfaches &bdquo;Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ ist wirksamer als komplizierte Klauseln mit Verweisen auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Auch die Gestaltung der Rechnung spielt eine Rolle. Optisch hervorgehobene Fälligkeitsdaten und eine freundliche, aber bestimmte Sprache steigern die Wahrscheinlichkeit einer fristgerechten Zahlung. Tipp 2: Freundlich erinnern Ganze 46 Prozent der Privatkunden vergessen die Zahlung auch schlichtweg. Eine freundliche Zahlungserinnerung, die 3 bis 5 Tage nach Fälligkeit verschickt wird, genügt in diesen Fällen oft, um die geforderte Summe zu erhalten. Heute gibt es viele Tools, die den Mahnprozess automatisieren können. Die rechtzeitige und personalisierte Erinnerung durch Software kann helfen, Zahlungen pünktlicher zu erhalten, ohne dass menschliches Eingreifen überhaupt erforderlich ist. Besonders gut funktioniert eine Kombination aus unterschiedlichen Kanälen wie E-Mail, WhatsApp und SMS. Außerdem ist erwiesen, dass eine kurze Nachricht mit dem Text &bdquo;Ihre Rechnung ist seit 3 Tagen fällig“ effektiver ist als eine formelle Mahnung. Diese sollte erst erfolgen, falls der Kunde nicht reagiert, und zwar spätestens nach 10 bis 14 Tagen. Hier beginnt der Grat zwischen Beharrlichkeit und Kundenbeziehung: Wer zu harsch mahnt, riskiert einen verärgerten Kunden; wer zu lange wartet, signalisiert Nachlässigkeit. In diesen Fällen zeigt sich, wie durchdacht das Mahnwesen eines Unternehmens ist. Tipp 3: Persönlich lassen sich Dinge besser klären Die Eskalation erfolgt danach normalerweise in mehreren Stufen. Nach der zweiten Mahnung kann eine letzte Zahlungsaufforderung mit Mahngebühren und Verzugszinsen erfolgen. Spätestens jetzt sollte dem Schuldner klar sein, dass weitere Maßnahmen drohen. Unternehmen sollten sich jedoch bewusst sein: Ein Kunde, der zu diesem Zeitpunkt noch nicht gezahlt hat, wird es oft auch nicht mehr freiwillig tun. Deshalb sollten schon vorher alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft werden, wie zum Beispiel ein Anruf oder auch ein persönlicher Besuch, bei dem sich Dinge oft einfacher klären lassen und das Risiko vermieden wird, dass sich die Fronten verhärten. Tipp 4: Rabatte als Anreiz Ein ganz anderer Ansatz ist der sogenannte Kassenskonto. Unternehmen, die zum Beispiel 2 Prozent Rabatt für frühzeitige Zahlung anbieten, berichten von deutlich kürzeren Zahlungszeiten. Meist muss dafür der Gesamtbetrag innerhalb weniger Tage nach Rechnungsstellung erfolgen. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass mehr Liquidität zur Verfügung steht und das Risiko eines Zahlungsausfalls oder einer Verspätung sofort eliminiert wird. Solche Rabatte wirken besonders gut bei Geschäftskunden, da diese oft eng kalkulieren und versuchen, ihre Kosten zu senken. Tipp 5: Zahlungspläne und Teilzahlungen ermöglichen Bei zahlungswilligen, aber finanziell eingeschränkten Kunden funktionieren auch Zahlungspläne oder Teilzahlungen. Wenn jemand nicht sofort die gesamte Summe bezahlen kann, kann er den Betrag in kleineren Raten begleichen. Allerdings besteht hier auch ein gewisses Risiko für Firmen: Wer nicht zahlen will, nutzt das Angebot oft als Verzögerungstaktik. Tipp 6: Zahlungsziele eher kürzer ansetzen Generell zeigen Forschungsergebnisse, dass das Risiko des Vergessens oder finanzieller Probleme steigt, je länger die Fristen für die Zahlung sind. Deshalb sollten die Zahlungsziele eher kürzer gesetzt werden, am besten zwischen 15 und 30 Tagen. Außerdem wird eine zu weiche oder verspätete Mahnung oft ignoriert: Der Kunde nimmt diese als wenig entschlossen wahr und denkt, dass er die Zahlung ohne Konsequenzen weiter hinauszögern kann. Den größten Teil der verspäteten Zahlungen machen mit 31 Prozent übrigens große Unternehmen aus, die als AG gelistet sind. Dabei handelt es sich zum Teil um eine einfache Strategie zur Liquiditätssteuerung, das heißt, die Finanzabteilungen stellen durch die spätere Zahlung sicher, dass genug Liquidität zur Zahlung von allen Forderungen zur Verfügung steht, ohne sich Geld von der Bank leihen zu müssen – etwa durch die Überziehung des Kontokorrents. Dies funktioniert allerdings nur, falls von Seiten des Lieferanten keine hohen Vertragsstrafen oder Überziehungszinsen drohen. In anderen Worten, die verspäteten Zahlungen müssen günstiger sein, als sich das Geld von der Bank zu leihen. Tipp 7: Auch mit Privatkunden alles verschriftlichen Einen großen Unterschied gibt es laut einer aktuellen Untersuchung auch zwischen Kunden auf dem Land und in der Stadt. Im Dorf, wo jeder jeden kennt, wird meist pünktlich bezahlt. Je anonymer Kunde und Firma hingegen sind, desto geringer ist die Zahlungsmoral. Manche Handwerksbetriebe haben festgestellt, dass immer mehr Privatkunden in der Stadt von vornhinein nicht zahlen wollen, denn irgendeinen Mangel findet man immer. Manche legen es förmlich darauf an, die bestellte Leistung nicht zu bezahlen, sagt beispielsweise ein Vertreter der Handwerkskammer Düsseldorf. Deshalb können sich auch Kleinstunternehmen immer weniger auf einen Handschlag verlassen und sollten auch mit Privatkunden alles schriftlich vereinbaren – insbesondere auch die Zahlungsbedingungen. Zum Autor Thomas Aichner ist wissenschaftlicher Leiter der Südtirol Business School. Er lehrt unter anderem Marketing, Konsumentenverhalten und Künstliche Intelligenz an Hochschulen in Italien, Österreich und Saudi-Arabien.