Sitzungen: Warum wir zu oft Zeit mit Unwichtigem vergeuden - Wirtschaft

Nach der Theorie des 1993 verstorbenen Cyril Northcote Parkinson würde es in einem solchen Meeting wohl hauptsächlich um den Fahrradstand gehen. Der Autor und Management-Forscher formulierte das nach ihm benannte Gesetz der Trivialität in etwa so: &bdquo;Die Zeit, die für einen Tagesordnungspunkt aufgewendet wird, verhält sich umgekehrt proportional zur involvierten Geldsumme.“ Das bedeutet, dass zu wenig Zeit für wichtige Entscheidungen investiert und zu viel Zeit für unwichtige verschwendet wird. 2 Minuten Diskussion vs. 45 Minuten Etwa 2,5 Minuten hat die Diskussion der hochkomplexen Baupläne für den Reaktor in der Geschichte von Parkinson gedauert. Der Fahrradstand hat hingegen ganze 45 Minuten der Zeit in Anspruch genommen und zu hitzigen Debatten zwischen den Teilnehmern geführt. Ist dieses Verhalten realistisch und falls ja, warum ist das so? Der Mensch handelt unlogisch Tatsächlich wurde in zahlreichen Studien nachgewiesen, dass wir uns sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld genau so verhalten und unsere Zeit, Energie und Anstrengung nicht logisch auf wichtige und unwichtige Dinge verteilen. Einer der Gründe dafür ist, dass Menschen sich lieber auf einfache und verständliche Themen konzentrieren (zum Beispiel in welcher Farbe man den Fahrradstand streichen soll), als sich mit komplexen Fragen auseinanderzusetzen (zum Beispiel die Bestimmung des idealen Standorts für den Atomreaktor). Die Angst vor der Blamage Zudem spielen psychologische Aspekte eine große Rolle bei dieser Verhaltensweise: Das Bedürfnis, einen spürbaren Beitrag zu leisten, ist in Situationen mit weniger anspruchsvollen Punkten einfacher zu befriedigen. Bei der Diskussion über einen Fahrradstand kann fast jeder eine Meinung haben oder einen Vorschlag machen, was ein Gefühl der Beteiligung vermittelt. Im Gegensatz dazu fühlen sich viele Menschen bei hochkomplexen Themen überfordert und ziehen es vor, sich zurückzuhalten. Es besteht die Angst, nicht über genügend Expertise zu verfügen, um einen echten Beitrag zu leisten, oder sich mit einer zu einfachen Frage unter Umständen zu blamieren. Zu viele Informationen wirken lähmend Ein weiterer Erklärungsansatz stammt aus der Forschung zur Informationsaufnahme und -verarbeitung. Bei komplizierten Themen stehen häufig viele Details zur Verfügung, die abschreckend wirken oder sogar dazu führen können, dass Menschen in eine Art Lähmungszustand verfallen. Dieses Phänomen – auch als Analyse-Paralyse bekannt – beschreibt die Unfähigkeit, eine Entscheidung zu treffen, wenn zu viele Informationen vorhanden sind. Im Gegensatz dazu sind Entscheidungen über einen Fahrradstand mit deutlich weniger Informationen und wahrgenommenem Risiko verbunden, wodurch eine aktivere Diskussion zustande kommt. Wie Unternehmen es besser machen können Jetzt, wo wir herausgefunden haben, dass wir alle potenzielle Fahrradstand-Philosophen sind, wie schaffen wir eine Lösung des Kernproblems? Eine Möglichkeit ist, dass für jeden Tagesordnungspunkt ein strenges Zeitlimit gesetzt wird. Anspruchsvollen Herausforderungen wird automatisch mehr Zeit zugewiesen, zum Beispiel abhängig von den Kosten oder dem möglichen Einfluss auf den Umsatz. Dadurch wird verhindert, dass triviale Punkte mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es eigentlich sinnvoll ist. Ein Mitarbeiter sollte für das Zeitmanagement verantwortlich sein und die Diskussion leiten. Dabei geht es nicht nur darum, die Zeit nicht zu überschreiten, sondern auch das Gespräch bei komplexen Themen am Laufen zu halten. Eine weitere sinnvolle Strategie ist es, dass die Teilnehmer im Voraus erklärende Unterlagen zu den komplexen Themen erhalten und gebeten werden, sich darauf vorzubereiten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf demselben Stand sind und über die nötigen Details verfügen, sich sinnvoll einzubringen. Expertengruppen einsetzen Für besonders herausfordernde Themen sollten spezielle Expertengruppen gebildet werden, die vorab Lösungsvorschläge erarbeiten. Diese Vorschläge werden dann im Meeting präsentiert und diskutiert. Auf diese Weise können fundierte Entscheidungen getroffen werden, ohne dass jeder zum Atomphysiker werden muss. Die 5-W-Methode Die Anwendung spezifischer Techniken wie die 5 Warums (5-W-Methode) oder die Rundum-Befragung können auch dabei helfen, in die Kernthemen einzutauchen und oberflächliche Diskussionen zu vermeiden. Die 5-W-Methode fördert ein tieferes Verständnis der Ursachen eines Problems, indem wiederholt nach dem &bdquo;Warum“ hinter dem offensichtlichen Problem gefragt wird. Bei der Rundum-Befragung oder Jeder-in-der-Runde-Methode sollen alle Teilnehmer die Möglichkeit bekommen, ihre Meinung oder Perspektive zu äußern. Indem alle aktiv in den Prozess einbezogen werden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass unterschiedliche Perspektiven zur Sprache kommen. Dies kann dazu beitragen, den Fokus von weniger wichtigen zu den wirklich kritischen und wertvollen Diskussionspunkten zu verschieben. Die Rundum-Befragung fördert also eine ausgewogenere Auseinandersetzung mit den wesentlichen Tagesordnungspunkten. Mit diesen Lösungen können Teams effektiver komplexe Probleme angehen, die wirklichen Herausforderungen identifizieren und so der Falle der Trivialität entgehen. * Thomas Aichner ist wissenschaftlicher Leiter der Südtirol Business School.