In vielen Unternehmen finden sie oft mehrmals täglich statt, dauern zumeist über Stunden und führen bei den meisten Mitarbeitern bereits vor Beginn zu mentalem Leerlauf: Die Rede ist von Meetings. Davon finden nicht nur zu viele statt, sondern die meisten Meetings sind noch dazu wie eine schlechte Reality-TV-Show: Unnötig lang, gleich aufgebaut und schlecht umgesetzt. Diese Meeting-Kultur, die sich mit dem Trend zum hybriden Arbeiten verstärkt hat, ist für Unternehmen Gift und gehört generalüberholt – und das aus mehreren Gründen.

Das Offensichtliche vorweg: Zu viele Meetings sind Zeitfresser und damit einhergehend Produktivitätskiller. Dies erkannte bereits 1986 Steve Jobs und schlug meetingfreie Tage vor. Denn während einer Besprechung können Mitarbeiter nicht ihren Aufgaben nachkommen, die sie zu erledigen haben. Jedes einzelne Meeting unterbricht den persönlichen Arbeitsprozess und die Konzentration. Je häufiger dies geschieht, desto mehr bleibt auf dem Schreibtisch liegen, desto höher wird der Stress und desto mehr leidet die Produktivität darunter. Dies bestätigt auch eine Umfrage im Rahmen des „Work Trend Index“ von Microsoft von 2023. 31.000 Mitarbeiter wurden befragt, was für sie die größten Hindernisse in der Produktivität sind: Auf Platz eins landeten mit großem Abstand Meetings.



Nun rechtfertigen sich manche damit, dass Meetings fundamentaler Bestandteil in der Kommunikationskultur im Unternehmen sind und dazu da seien, um über nächste Schritte im Arbeitsprozess, Entscheidungen und Lösungen zu diskutieren. Dem Argument ist nichts entgegenzusetzen, würden die Meetings auch diesen Zweck erfüllen.

Der Großteil der Besprechungen verfehlt dieses Ziel, weil man oft unvorbereitet ist, einige wenige das Gespräch dominieren, zu viele Teilnehmer eingeladen sind oder keine nächsten Schritte definiert werden. Manchmal hat es den Anschein, als würde man immer wieder dasselbe Theater durchspielen, ohne jedoch wirklich Diskussionen zu führen. Das killt nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter.

Ohnehin ist es fraglich, inwieweit Meetings noch zeitgemäß sind. Denn in einer Zeit, in der flexible Arbeitszeiten bei vielen Unternehmen immer wichtiger werden, ist ein synchrones Zusammentrommeln aller Mitarbeiter kaum noch praktikabel.

Meetings gehören nicht vollständig abgeschafft, sie gehören reduziert und gut strukturiert. Das heißt: Die Zeit kurzhalten, die Teilnehmeranzahl begrenzen, das Gespräch leiten, Monologe vermeiden und den Fokus nicht verlieren, damit es nicht im Kaffeekränzchen endet. Denn Ineffizienz frustriert.

[email protected]